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A Comunicação Verbal: O Planejamento e Preparação de uma Apresentação

Você sabia que falar em público está entre uma das principais dificuldades dos profissionais, perdendo em pesquisas realizadas apenas para o medo da morte?

Diante de uma boa conversa com alunos em um curso de comunicação verbal, surgiu o assunto:

– É fácil ou difícil fazer um discurso? (poderia ser uma palestra, uma aula ou um projeto para ser apresentado para a diretoria da empresa).

Entre as várias opiniões, no meio de crenças limitantes e experiências bens sucedidas, todas baseadas em suas experiências pessoais, de repente aparece um “DEPENDE!”.

E esse participante complementou: “por exemplo, dirigir um carro é fácil ou difícil? E um avião? E uma bicicleta? E um foguete? É a mesma coisa, pois quando não sabemos como fazer, nem por onde começar, parece-nos uma missão impossível.

Incrivelmente, falar em público figura entre uma das principais dificuldades dos profissionais, perdendo em pesquisas realizadas apenas para o medo da morte.

Só que lá vem um pequeno detalhe: quanto mais buscamos conhecimento, métodos apropriados e praticamos, tudo fica mais fácil e nos damos conta que o impossível se torna possível, e assim, passo a passo as nuvens de temor começam a se dissipar, descortinando-se à nossa frente autoconfiança e satisfação pessoal.

Dentre as dimensões da comunicação verbal, que são: intrapessoal, interpessoal, vocal, corporal, técnica, intelectual e espiritual, sobre as quais tive o prazer de escrever um livro, destaco a comunicação na dimensão intelectual.

Confesso que não foi fácil chegar nessa metodologia, que nasceu de milhares de horas em sala de aula e tenho a certeza que te abrirei um campo vasto de possibilidades para você lidar com essa dimensão.

As etapas são as seguintes:

1. Tema

Representa a espinha dorsal do projeto e o acompanha do princípio ao fim. É o assunto sobre o qual se fala e, nesta fase, deve-se desenvolvê-lo de maneira compacta e objetiva. Uma boa tática para obter isso é procurar resumir o tema em uma única frase.

2. Propósito ou Finalidade

Trata-se do modelo da apresentação. O estilo do projeto e os recursos necessários para desenvolvê-lo satisfatoriamente dependem desta definição. Os principais tipos de apresentação são: informativa, persuasiva, motivacional, discursos, homenagens e agradecimento.

3. Público Alvo

Conhecer bem o perfil da audiência facilita a interação e o estabelecimento da empatia. A faixa etária, o sexo e o nível de conhecimento sobre o tema por parte dos participantes definem a necessidade de inserção ou exclusão de informações mais básicas. Se o público não conhece o tema deve-se dedicar alguns minutos no início da apresentação para uma breve introdução sobre o assunto. Nesta fase também é importante confirmar o número de participantes, pois uma apresentação para cem pessoas pede estilo e recursos diferentes de uma exposição para dez pessoas.

4. Tempo

Este item é um dos mais importantes, não apenas para o projeto, como para a exposição. Uma vez estabelecido um horário para o início da apresentação, qualquer alteração se torna muito desagradável, o que indica desrespeito ao público. Quando é prevista uma sessão de perguntas respostas, é recomendável considerar um tempo para isso, inserido no tempo total previsto.

5. Ambiente

É essencial visitar com antecedência o espaço da apresentação. Com base no número de participantes e tema escolhido, deve-se indicar o tipo de composição da sala e a distribuição de lugares mais adequados à sua exposição – auditório, banquete, espinha de peixe, entre outros.

6. Recursos Audiovisuais

Observar os seguintes detalhes para a elaboração e utilização de Recursos Audiovisuais.

Utilize a regra dos cinco “Cs”. Um recurso audiovisual deve ser Claro, Correto, Conciso, Consciente e Consistente.

  • Utilize-os como apoio e com moderação.
  • Utilize ilustrações simples, gráficos, fotos que podem economizar tempo e muitas palavras.
  • Utilize letras e números legíveis. Dê ênfase ou destaque naquilo que deseja realçar.
  • Cuidado com as cores. Deve-se usar o contraste para gerar a melhor visibilidade. Dê preferência ao fundo claro e letras escuras, mas se optar por um fundo escuro, as letras devem ser claras e bem contrastadas.
  • Prefira gráficos simples no lugar de tabelas, eles permitem uma melhor visualização. Evite informações desnecessárias nesse momento.
  • Torne os recursos atraentes, isso não significa usar aqueles recursos mirabolantes de um power point. Tenha bom senso, equilíbrio, elegância e bom gosto ao fazer suas lâminas. Se não tiver essa habilidade, peça ajuda ou contrate profissionais preparados para isso.

7. Definição do Objetivo

Todo o conteúdo será desenvolvido a partir do objetivo e dos detalhes do planejamento. Uma síntese do objetivo é a definição do que se espera que o público-alvo faça com o conteúdo transmitido, o objetivo é a dor, é o problema a ser resolvido ou a proposta a ser feita.

O roteiro irá apresentar a solução ou alternativas de solução para as mudanças esperadas.

8. Desenvolvimento do Conteúdo

O conteúdo é o que justifica a presença do apresentador e do público. Há várias maneiras para se abordar um tema e desenvolvê-lo. Por exemplo, a sequência: brainstorming, seleção de ideias afins, eliminação das ideias menos importantes e desenvolvimento das concepções de maneira organizada. Uma das formas mais simples para se desenvolver o conteúdo, principalmente para quem tem pouco tempo para se organizar, é o estabelecimento de uma série de perguntas como um repórter fazendo uma entrevista. Neste caso, tão importantes quanto as respostas, as perguntas assumem papel relevante e devem ser formuladas de tal modo que toda a essência do conteúdo possa ser desenvolvida.

9. Escolha de ilustrações

As ilustrações servem para facilitar a compreensão da audiência, esclarecer pontos obscuros e, pela analogia dos fatos, provar ou refutar argumentos. Uma boa escolha de ilustrações pode e deve transformar uma simples apresentação em uma extraordinária peça de oratória, uma boa história devidamente contextualizada é um dos recursos mais poderosos nesse sentido.

10. Como Iniciar uma Apresentação

Uma boa apresentação deve ter bom início, bom desenvolvimento e uma boa conclusão. Uma introdução tem como objetivo estimular a audiência a prestar a atenção sobre o que virá, criando um ambiente favorável, e também fornecer as informações necessárias ao bom andamento da apresentação.

Por exemplo, você poderá:

  • Apresentar o assunto logo no início;
  • Iniciar com uma pergunta;
  • Iniciar com uma breve história (ou um exemplo);
  • Usar uma citação.

11. Como Desenvolver uma Apresentação

Qualquer que tenha sido a forma utilizada no desenvolvimento do conteúdo é fundamental que esteja devidamente organizado e a apresentação flua de maneira simples e congruente.

Algumas sugestões:

  • Subdivida a apresentação em partes;
  • Uma boa dica é separá-las em ideias principais e ideias secundárias;
  • Mantenha uma linha de raciocínio clara e lógica para cada parte.

12. Como Concluir uma Apresentação

Uma boa conclusão é tão importante quanto um bom início. É o momento de fazer um breve resumo, fazer uma proposta, deixar uma boa impressão na audiência, podendo ainda, a partir de uma proposta, sugerir os próximos passos para alguma realização.

Algumas maneiras para concluir:

  • Fazer um breve resumo das partes principais da apresentação e mostrar uma conclusão;
  • Agradecer pela atenção das pessoas, colocando-se à disposição para eventuais perguntas;
  • Usar uma breve citação que sintetize a ideia central da apresentação;

13. Perguntas e Respostas

Uma boa prática, em apresentações formais é reservar um tempo para perguntas e respostas. É comum acontecer quando se faz apresentações para a Diretoria e o Conselho de uma empresa, palestras e seminários.

14. Elaboração dos Recursos Audiovisuais

Usa-se Recurso Audiovisual como apoio à apresentação. Não basta ter um bom recurso se você não souber utilizá-lo. Se tiver técnicas de apoio, esteja em sintonia para que tudo ocorra conforme planejado. Ao usar cenas de filmes, músicas ou outro recurso, teste-os antes para não ser surpreendido com alguma dificuldade.

15. Ensaio geral e ajustes finais

É o momento do ensaio, de praticar, rever detalhes e ajustá-los em conformidade com o objetivo.

Ao utilizar essa metodologia, tenho a certeza de que suas apresentações, pelo menos nesse quesito – intelectual, serão ricas e interessantes, envolvendo a sua audiência com a linha clara de raciocínio, lógica, técnica, naturalidade, encantamento e objetividade.

Reinaldo Passadori é fundador, palestrante e CEO da Passadori – Comunicação, Liderança e Negociação, especialista em comunicação e mestre em neuromarketing pela FCU – Florida Christian University. É idealizador e apresentador do programa Comunicação Executiva, no qual promove entrevistas e debates do mundo corporativo. Com 33 anos de história formou mais de 100.000 pessoas na habilidade da comunicação verbal, não verbal e liderança. É Autor dos livros Comunicação Essencial, As 7 Dimensões da Comunicação Verbal, Media Training e Quem Não Comunica, Não Lidera.
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