Como Elaborar e Ajustar um Orçamento Empresarial Alinhado à Estratégia
Apesar de não existir uma receita de bolo, no artigo anterior (clique aqui para ler) mencionei algumas “boas práticas” na elaboração de um orçamento empresarial.
Resumidamente, destaquei que deve-se elaborar o orçamento após a definição da estratégia para o próximo ano e estar completamente alinhado a ela. Toda a empresa precisa conhecer essa estratégia, e todas as áreas devem participar do processo de elaboração do orçamento. Antes de iniciar o orçamento, deve estar claro para todos os envolvidos:
- O modelo definido: base zero ou base exercício anterior;
- A ferramenta definida: planilha eletrônica ou uma plataforma específica para a elaboração de orçamentos;
- As informações que uma área depende da outra: por exemplo, para a Logística orçar o custo de entrega, ela precisa saber as previsões de vendas;
- Os indicadores econômicos utilizados: inflação, taxa de câmbio, índices máximos de correção de contratos, entre outros;
- Papeis e Responsabilidades de cada um dos envolvidos;
- Ponto focal para o esclarecimento de dúvidas durante o processo;
- Cronograma, incluindo pontos de avaliação da evolução do processo.
Mesmo com todos esses cuidados, é quase certo que o orçamento não seja aprovado na sua primeira versão, voltando para as áreas ajustarem:
1. As receitas aquém do desejado
A direção da empresa pode entender que existe espaço para aumentar as receitas ou que elas não estão em linha com a meta definida no planejamento estratégico. Por exemplo, o planejamento estabeleceu um crescimento de 25% em volume, mas o orçamento reflete um crescimento de 25% em volume, além de um aumento de preço.
Vale lembrar que, caso haja qualquer ajuste nas receitas, há a necessidade de rever os custos e despesas que variam de acordo com o volume, por exemplo, o custo de transporte e entrega.
2. Os custos e despesas além do esperado
É quase certo que a direção questionará os custos e despesas, argumentando que eles não refletem ganhos de produtividade e que as áreas deveriam “fazer mais com menos”!
Mas, antes de cortar os custos e despesas, recomendo algumas reflexões:
1) Custos e despesas variáveis crescem ou diminuem de acordo com a variação do volume de vendas; pode haver ganhos de escala, mas não devem ser significativos.
2) Despesas de pessoal acima do que seria a aplicação do dissídio coletivo pode ser pelo aumento de quadro, mérito, promoções e benefícios, se for isso:
- O aumento de quadro é um desejo ou uma necessidade para reduzir horas extras, desafogar o time sobrecarregado? Ou ter alguém para substituir um funcionário em férias ou ausente?
- Os méritos e promoções são aleatórios ou precisam ser concedidos de acordo com a política da empresa ou para reter pessoas-chave?
- Apesar do custo com assistência médica ter crescido muito e não haver muita margem de manobra, há algo que possa ser feito?
3) Despesa com aluguel, condomínio, IPTU e concessionárias (água, energia e telecomunicações) superior à variação da inflação só se justifica se houver aumento de espaço definido no planejamento estratégico.
4) Prestação de serviços (limpeza, segurança, consultoria, atendimento ao cliente, entre outros) deve refletir apenas os índices de correções de preço dos contratos e, eventualmente, o aumento das equipes de acordo com o planejamento estratégico.
Esse questionamento de todas as rubricas de custos e despesas permitirá identificar onde há espaço para redução sem riscos.
Qualquer redução que impacte a qualidade do produto, exponha a empresa a algum risco (trabalhista, segurança, imagem, compliance, etc.) ou obrigue a empresa a “cortar na própria carne” não deveria ser feita.
Na sua empresa, é dessa forma que ocorre? Compartilhe comigo.
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Quer saber mais sobre como elaborar e ajustar um orçamento empresarial alinhado à estratégia? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em conversar a respeito.
Marcio Motter
https://marciomotter.com.br/
Confira também: Orçamento Empresarial: O Que Considerar na Elaboração?
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