Você não dá conta de suas tarefas?
Conheça, então, 10 dicas para usar melhor seu tempo, começando hoje mesmo!
Um dos recursos mais relevantes que temos, o tempo é finito e irreversível. Não se compra, nem se troca. Não se gasta, não se recupera. Apenas se esvai à nossa revelia. A sensação de impotência ao final do dia, quando percebemos que não cumprimos metas e tarefas é frustrante, leva ao esgotamento e compromete nossa saúde mental.
Com certeza você já se chamou, ou foi chamado, de procrastinador, desorganizado, distraído, enganador – aquele que não dá conta nem de seu trabalho, nem de seus compromissos pessoais. Ainda que sejam metas muito desejadas. A maioria dos meus clientes luta contra o tempo dia e noite. Diminuem horas de sono, mudam horários de refeições, usam todos os aplicativos de organização que surgem, recorrem à agenda. Pulam de uma atividade a outra. E se culpam.
Viver em atraso com os compromissos e tarefas é desgastante.
Culpar-se é pior ainda. Aprendi muitos métodos e ferramentas para fazer a chamada gestão do tempo: a matriz de Eisenhower, a técnica Pomodoro, metas SMART, o princípio de Pareto, GTD (Getting Things Done), além de inúmeros programas e aplicativos. Todos são bons, mas nenhum funciona sozinho. O problema vai muito além.
Vivemos sobrecarregados
Fato: temos mais problemas para resolver, atividades, compromissos, trabalho, obrigações inadiáveis, e muita cobrança. A vida, que aparentemente deveria ficar mais simples com tantos recursos tecnológicos, ficou mais complexa. Temos que aprender o tempo todo; precisamos ser mais criativos para enfrentar a complexidade, a volatilidade e a instabilidade do mundo; a sociedade pede mais eficiência, produtividade, energia. Deveríamos ser super-heróis?
Mas não são só as obrigações profissionais, domésticas e familiares: devemos ainda viver conectados, responder a chamadas e mensagens, ver e-mails, participar de inúmeras reuniões online, ficar por dentro de tudo o que está acontecendo, de notícias a fofocas… e ainda ter produtividade. Sendo realista, é impossível.
Não é à toa que o filósofo sul-coreano Byung-Chul Han descreve a condição contemporânea como “Sociedade do Cansaço”, resultado do excesso de exigências, demandas, informações, estímulos e expectativas.
Antes de técnicas, aprenda atitudes!
Ok. Posso falar aqui sobre todas as técnicas que aprendi e como consegui pegar o melhor de cada para personalizar a minha gestão de tempo. Mas a verdade é que tudo começa com a mudança de atitude: há coisas que você pode fazer, coisas que quer fazer, coisas que tem que fazer e aquelas das quais pode abrir mão. Encontrar o ponto de equilíbrio significa também ter uma boa relação com tempo x atividades.
1. Compreenda o que é gestão de tempo e aprenda a valorizá-lo como um recurso limitado
Identificar as metas e prioridades para planejar as atividades de maneira eficiente, evitando o acúmulo de tarefas, com certeza pode mudar toda a sua relação com o tempo e a produtividade. Aliás, definir prioridades parece ser a maior dificuldade nas empresas: tudo se torna urgente. E nem sempre é.
2. Defina metas claras e mensuráveis
Em outras palavras, elas devem ser específicas, possíveis de alcançar, relevantes e ter um prazo para serem cumpridas (SMART). Isso ajuda a visualizar o que quer alcançar e direciona os esforços para sermos, de fato, mais produtivos.
3. Concentre-se em aprender a diferenciar o que é importante e o que é urgente
Avalie o impacto das ações, ou seja, em vez de olhar apenas para a quantidade de tarefas, considere qual o valor que tem para o objetivo final. A tarefa que tem maior impacto deve ser priorizada.
4. Seja flexível e adapte-se ajustando sua agenda conforme for necessário
Além, é claro de revisar regularmente os objetivos e prioridades conforme novas informações e dados surgirem.
5. Aprenda a dizer Não
A culpa nos leva sempre para um espaço onde cedemos… “Sim, mais um relatório; claro, apenas mais um jantar; com certeza posso fazer isso por você…” Some tudo que concorda em fazer a mais e terá um cenário difícil. Reconhecer seus limites, ser assertivo ao estabelecer prioridades e proteger seu tempo e energia implica em dizer NÃO quando necessário. Inclusive no trabalho.
6. Elimine distrações
Evite notificações de celulares e e-mails, mídia social, conversas ao telefone ou online sem necessidade durante seus horários de trabalho. Programe seus aparelhos para notificações de emergência apenas. Não faça longos períodos de trabalho sem interrupções para descanso – segundo a técnica Pomodoro, 25 minutos de trabalho devem ser seguidos de 5 minutos de descanso e, a cada 4 blocos, um tempo maior.
7. Não hesite em atribuir tarefas a outras pessoas, quando for o caso
Mesmo que seja algo simples que você faz rapidinho. É bom para todo mundo.
8. Estabeleça uma rotina definindo horários para realizar tarefas e atividades mais importantes
Faça blocos de tempo dedicados a algo específico evitando desperdiçar tempo em indecisões sobre o que fazer.
9. Abandone a ideia de que é multitarefas
Porque Você não é! Querer fazer várias coisas ao mesmo tempo só tira o foco e a concentração – dedique-se a apenas uma tarefa por vez (exatamente por isso o bloco de tempo, ok?).
10. Pratique a autocompaixão
Leia o artigo https://www.cloudcoaching.com.br/a-arte-da-autocompaixao-como-voce-lida-com-suas-falhas-e-fraquezas/. Você pode não dar conta de tudo – e tudo bem! Mas pode organizar-se diminuindo suas dificuldades e evitando problemas maiores como ansiedade, depressão, crise de pânico por não se sentir suficiente. Nenhum de nós é: somos apenas aprendizes.
Pratique o ócio!
O verbo ‘ociar’ não existe. Mas Domenico De Masi, sociólogo e pensador italiano que desenvolveu todo um estudo sobre o trabalho, dedicou um livro ao ócio (O Ócio Criativo) defendendo a ideia de que quanto mais tempo dedicarmos a nós mesmos, ao nosso corpo e à nossa mente, mais inteligentes, produtivos, criativos e melhores seremos.
Para ele é possível converter o tédio em ócio criativo “preenchendo o tempo com ações escolhidas por vontade própria, em vez daquelas que se faz por coação”. É onde se nutre a criatividade.
Portanto, mais uma mudança de atitude para aprender a gerir melhor seu tempo: separe um tempo para si mesmo todos os dias – não para o tédio, mas para o ócio. Pratique. E então estará pronto para explorar técnicas efetivas para a gestão do tempo.
Diz Domenico de Masi:
“Aquele que é mestre na arte de viver faz pouca distinção entre o seu trabalho e o seu tempo livre, entre a sua mente e o seu corpo, entre a sua educação e a sua recreação, entre o seu amor e sua religião. Distingue uma coisa da outra com dificuldade. Almeja, simplesmente, a excelência em qualquer coisa que faça, deixando aos demais a tarefa de decidir se está trabalhando ou se divertindo. Ele acredita que está sempre fazendo as duas coisas ao mesmo tempo”.
Gostou do artigo?
Quer saber mais sobre como melhorar a gestão do seu tempo para ter mais produtividade, fazer mais com menos e aumentar seu bem-estar? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em falar a respeito.
Isabel C Franchon
https://www.q3agencia.com.br
Confira também: A Arte da Autocompaixão: Como você lida com suas falhas e fraquezas?
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