Orçamento Aprovado? E agora, posso sair gastando?
Não é bem assim, dependerá do tipo de custo ou despesa.
Se é um custo ou despesa recorrente ou já contratado, como por exemplo matéria prima, aluguel, etc. sim, são custos ou despesas necessárias para a continuidade da operação.
Custos ou despesas novos, mesmo que estejam no orçamento aprovado, devem ser, de fato, avaliados antes de sair gastando, uma vez que a elaboração do orçamento aconteceu por volta de outubro do ano anterior. Mesmo sendo pouco tempo vale a pena refletir se o motivo que levou a inclusão desses itens ainda são verdadeiros e fazem sentido.
Na sua grande maioria sim, mas podem existir itens que são importantes, mas não necessários o que pode gerar uma economia quando comparado com o orçamento aprovado.
Normalmente é atribuída para o financeiro, contabilidade ou controladoria, a depender do tamanho da empresa, a responsabilidade do controle dos custos e despesas. Essas áreas consolidam os resultados da empresa, mas a responsabilidade é do gestor de cada uma das outras áreas da empresa.
A responsabilidade é de cada uma das áreas porque é onde tudo começa e acontece; é onde efetivamente deve haver a discussão da necessidade e importância daquele custo ou despesa. Alguns exemplos:
1. Quadro de pessoal
É responsabilidade do gestor da área que solicitou o aumento de quadro para reduzir o volume de horas extras, avaliar se foi uma situação momentânea ou uma questão estrutural. Se for estrutural é hora de iniciar o processo de contratação, lembrando que deixar de receber horas extras pode causar uma insatisfação no funcionário que as incorporou como salário.
2. Desconto comercial
O desconto comercial faz parte do processo de venda, mas deve respeitar uma política para não concedê-lo sem critério e dar autonomia para a área comercial.
Na Exemplo Ltda trabalhávamos como uma tabela de desconto em função da frequência e volume de compras. As negociações respeitando essa tabela eram tratadas diretamente pelo gestor e gestora comercial cabendo a mim, gestor financeiro, aprovar apenas os descontos acima da tabela.
Por ser uma política clara e definida a área comercial sempre conseguiu trabalhar com descontos inferiores a média considerada no orçamento. Além disso, raríssimos foram os casos em que me acionaram para aprovar descontos superiores a tabela definida.
3. Novos produtos e mercados
Apesar de estarem previstos no orçamento aprovado, antes de sair fazendo vale rever as premissas utilizadas, as análises e estudos feitos, bem como validar se cenário considerado.
Este exemplo não é tão binário, uma vez que custos ou despesas já podem ter incorridos, como seria o caso de investimentos em pesquisa e desenvolvimento, o que via de regra acaba levando a continuação do projeto.
Mas se houve mudança de cenário ou se as premissas não são mais válidas, deve-se continuar o projeto? Sabemos o que perderemos se não continuar, mas o quanto poderemos perder se continuarmos, vale a pena?
Com certeza não é uma decisão fácil, mas a reflexão é algo que por si só já tem valor. Fazer porque havia sido planejado e foi aprovado é muito diferente de fazer porque ainda é valido.
São três exemplos em que a área financeira é parte do processo, mas cabe ao gestor da área a reflexão e tomada de decisão.
E na sua empresa, como funciona? Quem controla o orçamento empresarial: a própria área ou apenas a área financeira?
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Quer saber por que é importante reavaliar os custos e despesas aprovados no orçamento empresarial antes de realizá-los? E qual o papel dos gestores das áreas nesse processo? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em conversar a respeito.
Marcio Motter
https://marciomotter.com.br/
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