Saiba por que as reuniões devem ser produtivas!
Algum dia você participou deste cenário?
Parece simples, mas não é…
Nada mais improdutivo nas empresas do que aquelas reuniões com discussões infindáveis de problemas, sem perspectiva de solução. Pode ser que alguém esboce uma ou outra proposta de solução, mas a maioria dos participantes está com o foco tão grande no problema ou em assuntos paralelos, que a solução proposta nem é ouvida. Algum dia você participou deste cenário?
Dispensar energia e tempo em funções que não agregam valor para a organização é um custo alto, pois as decisões devem ser tomadas com agilidade!
Reuniões, para quê?
Generalizando, toda reunião é um esforço cooperativo com um propósito e os mais diversos fins, tais como: fornecer e/ou obter informações, treinamento, identificar alternativas para solução de problemas e definir um plano de ação para colocar em prática as decisões adotadas, por meio de troca de informações e consenso.
Como todo processo, as reuniões têm suas etapas, procedimentos e regras comportamentais, que conduzem a produtividade. A seguir uma visão macro do processo de reunião:
Planejar uma reunião é necessário?
Para ter reuniões produtivas, sem dúvida nenhuma, planejar é necessário. O cuidado no planejamento evita que a reunião transcorra de forma desordenada, como ocorre muitas vezes. Uma pergunta básica é “se vale a pena fazer esta reunião”. Se a reunião faz sentido, então planeje-a seguindo os passos abaixo:
| Definição dos objetivos | – O propósito da reunião deve ser claro. |
| Formulação da pauta e dos resultados esperados | – A pauta deve conter: os tópicos para discussão e o motivo; estimativa de tempo, se possível, na discussão de cada tópico; o assunto apresentado – se ele requer discussão, preparo prévio, decisão ou se é apenas informativo. |
| Escolha dos participantes e avaliação do tamanho do grupo | – É fundamental que a escolha das pessoas seja de acordo com os assuntos em pauta e com conhecimento do assunto e poder de decisão. Evitar mais de 10 participantes em uma reunião. |
| Definição do local e ambiente apropriado | – O local da reunião deve ser avaliado em relação ao número de participantes, bem como a preparação do ambiente (sala, material e equipamentos). |
| Agendamento de data e horário (início e término) | – A agenda deve ser combinada previamente com os participantes e disponibilidade das pessoas chave. |
| Definição de periodicidade, se for necessário | – Geralmente, as reuniões para solução de problemas, projetos, definição de processos e requisitos pedem encontros regulares. Os encontros devem ser combinados com os participantes. |
| Comunicação da reunião | – O aviso da reunião deve ser enviado aos participantes, com a pauta e outro material elucidativo anexado. |
Atenção no comportamento, para quê?
É necessário que os participantes estejam conscientes das suas atitudes e emoções. Alguns aspectos comportamentais merecem muita atenção, considerando que podem transformar-se em improdutividade e perda de tempo:
| Abertura da reunião na hora programada | – Iniciar a reunião no horário previsto, visto que todos foram informados previamente. O líder deve chegar com antecedência.- Iniciar a reunião com um resumo curto dos objetivos em pauta e o cronograma previsto.- Só esperar por participantes atrasados se alguém imprescindível não tiver chegado a tempo.- Se o atraso for inevitável, os motivos devem ser anotados na ata. Não desperdiçar tempo em recapitulações para os atrasados, a menos que seja indispensável para tomada de decisão. |
| Olho no tempo | – Impor o ritmo conduz a produtividade almejada. Resumos e ilustrações são importantes, mas se algum tópico levar mais tempo do que o esperado é bom lembrar os prazos e fazer reprogramação de tempo. |
| Foco sempre na solução e nunca no problema | – Olhar para solução da questão em pauta é o que importa. |
| Todos devem ser ouvidos atentamente e com respeito | – Ser receptivo e lembrar que as pessoas presentes trarão contribuições importantes para a organização- Manter-se atento, ouvir a todos com respeito e estimular a participação.- Incentivar todos a expressarem suas ideias e proporcionar abertura para os mais inibidos, solicitando suas opiniões.- Permitir que todos os pontos de vista sejam defendidos. |
| Flexibilidade | – Ser flexível com o estilo de cada participante e diferenças de atitudes. |
| Animosidades e diferenças pessoais não cabem em uma reunião | – Impedir qualquer tática negativa e debates irrelevantes.- Evitar atitudes de intimidação ou que crie constrangimento a qualquer membro da equipe.- Ficar atento ao retraimento, a racionalização, a hipersensibilidade, a críticas ou a adulações, a sentimentos marcantes de autorreferência e as tendências de destrato aos membros do grupo. |
Chegando a bons resultados?
O desempenho da reunião depende muito da postura de quem conduz e dos participantes. É fundamental que a reunião tenha um líder que domine, além dos assuntos em pauta, técnicas de trabalho em equipe, conhecimento dos fatores sociopsicológicos que intervêm no funcionamento do grupo e que ação deve ser tomada para mover os participantes a atingirem suas metas. O líder precisa passar confiança para o grupo naquilo a que se propõe.
A dinâmica da reunião requer determinadas posturas por parte de quem a conduz e dos seus participantes:
| Checagem do plano de ação | – Verificar se todas as ações, listadas na ata anterior, foram realizadas. |
| Feedback e Resultado | – Trazer para a reunião material elucidativo, tais como exemplos, figuras, diagramas e dados, visando garantir o entendimento de todos.- Explorar globalmente as ideias apresentadas, ao invés de debater ou defender cada ideia que surja.- Verificar com a equipe se os resultados estão sendo alcançados. Caso contrário, propor alterações na pauta e ajuste de tempo.- Sintetizar o que for apresentado, interrogando os participantes para confirmar acordos.- Anotar os dados importantes e ideias mais significativas. |
| Encerramento da reunião | – Fechar a reunião com resumo dos assuntos tratados e do plano de ação a ser realizado pelos participantes.- Definir quem fará a ata da reunião (geralmente é o líder ou pessoa designada por ele). |
Registrar, para quê?
Após a reunião, o líder ou pessoa designada deve elaborar a ata, de maneira simples e de fácil compreensão. Ata de reunião é um documento que registra resumidamente os fatos importantes colocados em pauta e as decisões tomadas. A seguir, o conteúdo básico de uma ata:
- Data, local de realização, horário de início e fim da reunião – é necessário saber onde e quando as decisões foram tomadas.
- Lista de pessoas presentes e seus cargos – por quem as decisões foram tomadas, bem como as pessoas convocadas que não compareceram.
- Objetivo da reunião – motivo pelo qual as pessoas se reuniram.
- Assuntos em pauta – registro das decisões tomadas, porque algumas ideias foram abandonadas, evitando que a mesma discussão ocorra novamente.
- Registro das decisões – para saber o que de fato foi acordado entre os participantes.
- Plano de ação – apontamento dos próximos passos, das tarefas a serem realizadas, respectivos responsáveis e prazos para execução das tarefas, estabelecimento da data, horário e participantes da próxima reunião.
- Dúvidas – no momento da elaboração da ata, recorrer a um dos participantes, caso haja dúvida sobre algum dos assuntos.
Boa jornada e desejo que faça excelentes reuniões produtivas e com os resultados esperados
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Quer saber mais sobre como planejar, organizar, realizar e conduzir reuniões produtivas para chegar a bons resultados? Então, entre em contato comigo. Terei o maior prazer em falar a respeito.
Graça Bogéa
Especialista em Saúde Comportamental de Pessoas e Organizações
Soluções Geradoras de Alta Performance
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