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Você conhece bem o seu fluxo de trabalho? Saberia me dizer quanto tempo gasta para executar cada atividade? Quem são as pessoas envolvidas em cada processo? Quanto desta atividade depende exclusivamente de você e quanto depende de outras pessoas? Quais são os impactos de cada atividade se o processo não fluir conforme acordado? É possível automatizar alguma atividade ou até mesmo terceirizá-la? Como é a comunicação entre os envolvidos no processo?
Para garantir o cumprimento das metas diárias, sem desgaste desnecessário de energia, sugiro atentar-se em alguns pontos:
- Listar as atividades diariamente e priorizá-la, avaliar os envolvidos no processo e verificar a disponibilidade de cada um, para que a mesma não tenha impacto;
- Quando uma atividade depender única e exclusivamente de você, evite gastar energia com retrabalhos, execute um planejamento diário e cumpra as metas pendenciando apenas o necessário para o próximo dia;
- Procure simplificar sua rotina, filtrando seus e-mails por prioridades, diminua a frequência de tempo dispendida para leitura e resposta, da mesma forma que não quer perder tempo, evite cópias desnecessárias em mensagens enviadas, para não desperdiçar tempo alheio;
- Procure realizar reuniões de no máximo 30 minutos e, para agilizar a discussão, envie com antecedência uma pauta com os assuntos a serem discutidos, para os envolvidos se prepararem, e posteriormente com o envio da ata, as pendências, constando prazo de solução e os responsáveis, afinal tempo é dinheiro;
- Procure retornar suas ligações por assuntos de prioridade, para que não haja a tentação de postergar alguma atividade;
- Alinhe as suas atividades mais difíceis para o seu período de maior energia, ou seja, cada ser humano tem um período que produz mais e melhor. Procure priorizar as atividades mais tensas, para o período em que você está mais produtivo, desde que esta atividade não depende de outras pessoas;
- Procure priorizar 15 minutos por período para descontrair, tomar um café, relaxar a mente, desta forma suas atividades fluirão melhor;
- Procure criar um ambiente harmonioso, para tornar seu dia a dia mais produtivo. Alinhando seu fluxo de trabalho, você consegue organizar melhor a sua rotina.
O gerenciamento das atividades diárias de forma simples e bem estruturada evitam gastos desnecessários de energia.
Graziela Heusser Azeredo Author
Graziela Heusser Azeredo é administradora apaixonada por pessoas e negócios. Possui perfil nexialista é uma profissional versátil, organizada e orientada a resultados, com mais de 20 anos de atuação no mercado Financeiro, Seguradoras, Cooperativas de Crédito, Consultorias e Startups. Atualmente atua como Conselheira Consultiva, Business Advisor e Mentora de Líderes e Executivos. Ajudando empresas e profissionais prosperarem de forma estratégica e sustentável.
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